In mijn eerste blog leest u dat een online magazine een uitstekend middel kan zijn om uw interne communicatie up to date te brengen. Het verschil met een intern magazine oude stijl is groot, of het nu om een eenvoudige zwart-wit folder gaat of een luxe tijdschrift in full color van veertig pagina’s.

Een online magazine maak je snel en goedkoop; het geeft je de mogelijkheid naast tekst en beeld, geluid en film toe te passen. Een voorbeeld. Voor TNT post maakten we in het verleden een gedrukt intern tijdschrift. Verzorgd en tientallen pagina’s dik. We stelden daarnaast een online versie voor. Als proef. De web-uitgave was zeventig procent goedkoper dan de gedrukte versie, de doorlooptijd was zestig procent korter. De keuze was daarna niet moeilijk.

Inmiddels zien we allerlei varianten: bladeraars, nieuwsbrieven, aangeklede e-mails enz. Wat veel zegt over de behoefte aan deze vorm van communicatie. Opvallend is dat steeds meer gebruik gemaakt wordt van film. Begrijpelijk. Een gefilmde reportage, een interview of productdemonstratie verheft de aantrekkelijkheid en zeggingskracht van een online magazine ver boven die van het klassieke drukwerk.

Tegelijkertijd zien we een onstuimige groei van tablets en smart phones. Een groei die duidelijk maakt hoe steeds meer mensen informatie willen ontvangen: interactief, direct, overal en vooral beeldend.

Als ik directeur was van een onderneming gaf ik al mijn medewerkers een IPad. Als ik verkoopdirecteur of instructeur was, zou ik mijn geluk niet op kunnen. Gezeten voor mijn MacBook met webcam, kan ik op elk gewenst moment mijn mensen toespreken, bijpraten, motiveren, richtlijnen geven. Gratis en voor niets via Skype. Ik moet natuurlijk wèl een beetje kunnen acteren èn presenteren, het wordt gauw knullig..

Een online magazine en in het verlengde dààrvan WebTV is één van de mogelijkheden om met bestaande techniek de interne communicatie drastisch te verbeteren. Bedenk dat misverstanden door gebrekkige communicatie méér kosten dan iemand kan becijferen. Ze zijn voortaan te voorkomen, door de juiste mix van klassieke! en/of moderne middelen en technieken. De keuze is voor elke onderneming of organisatie verschillend.

Over een ander communicatieproces dat op de verkoopkosten tonnen kan gaan schelen, een volgende keer. (Wordt vervolgd).

De automatisering van bedrijfsprocessen is al ruim een halve eeuw gaande. Dus productie, administratie, inkoop, verkoop, voorraadbeheer en logistiek: het is allemaal voor elkaar. Dat mag ook wel. Miljarden heeft het gekost. Bedrijven als SAP, People Soft, Cap Gemini, Exact en Baan werden er groot door. De efficiency is verhoogd en zodoende heeft het in veel gevallen, zeker niet altijd, zijn geld opgebracht. Directies van grote en kleine organisaties hadden het er in elk geval maar druk mee. Zò druk dat de communicatieprocessen over het hoofd zijn gezien.

“Zeg Jansen, nou hebben we tonnen uitgegeven aan automatisering maar Cornelissen van de administratie en Verdonschot van productie hebben geen idee waar het naar toe gaat met de zaak. Hoe we het dòen in de markt. Hoe we ons uitsloven om onze positie te handhaven. Ze horen van alles, lezen de krant, kijken tv .. enfin, je snapt het, da’s niet best voor de motivatie.. maar ik kan toch moeilijk elke week iedereen op schoot nemen.. nou, zeg jij er nou ook eens wat van..”.

Communicatieproces nr 1 interne communicatie verkeert bij veel organisaties nog in het analoge tijdperk. Terwijl administratie iedere cent controleert, gaat door gebrekkige interne communicatie veel geld verloren. Dat los je niet op met een prikbord, bedrijfskrant of een weekend op de hei. Daarvoor zitten te veel kanten aan het begrip “interne communicatie”. Hoe het dan wel moet of kan? Zeker is dat het moet gaan om een gestructureerde aanpak van een complex proces. Daarbij staat u een verscheidenheid aan middelen ten dienste waaruit de juiste mix moet worden samengesteld. Die is voor elke organisatie anders: een drukkerij vraagt om een andere aanpak dan een filiaalbedrijf of een accountantskantoor. Eén van de ingrediënten van die mix zou een online magazine kunnen zijn. Het is een aantrekkelijke mogelijkheid. Er is meer. Ik kom er de volgende keer graag gedetailleerd op terug. (Wordt vervolgd..)